Metadatele dintr-un document şi inspectarea lor

Metadatele sunt informaţii detaliate despre un document dat. Se referă îndeosebi la informaţii despre numărul de cuvinte din document, la informaţii detaliate despre autor, la comentarii, marcaje de examinare, informaţii specifice din antet şi subsol sau la informaţii sub formă de text ascuns. Dacă decideţi să partajaţi documentul cu alţi colegi sau intenţionaţi să îl publicaţi pe un portal public, sau trimiteţi informaţii supervizorilor sau altor persoane importante, veţi aprecia cu siguranţă corectarea automată a metadatelor şi eliminarea lor potenţială. În tabelul următor veţi găsi lista cu cele mai frecvente tipuri de date care pot fi eliminate de verificatorul metadatelor:
Comentarii şi examinare
Comentarii
Revizii
Informaţii despre document
Adnotări
Proprietăţi de document şi date personale
Informaţii statistice
Date despre un autor
Adresă
Nume de şabloane
Informaţii despre conţinut
Antet şi subsol
Informaţii plasate în antetul unui document
Informaţii plasate în subsolul unui document
Informaţii text din inscripţionări
Texte ascunse
Toate textele formatate în formă de text ascuns
Date XML
Informaţii salvate în formă de XML

Căutarea şi eliminarea datelor ascunse sau personale

În timpul căutării printr-un document care conţine orice metadate nedorite, veţi proceda după cum urmează:
• Salvaţi un document în care trebuie să găsiţi modificările. Dacă nu lucraţi cu tehnologia Microsoft SharePoint şi document nu este salvat în versiuni diferite din portal, trebuie să creaţi o copie a documentului pentru a menţine versiunea iniţială.
• Faceţi clic pe Butonul Office, găsiţi elementul Pregătire, apoi Inspectare document.
• Vi se va solicita să selectaţi o inspecţie a obiectelor pe care trebuie să le găsiţi, vedeţi Figura.
• Selectaţi elementele care trebuie să fie găsite, de exemplu Proprietăţi document şi Informaţii personale.
• Activaţi butonul Inspectare. 
• Rezultatul se poate vedea în dialogul Inspector document. Dacă decideţi să eliminaţi sau să ştergeţi proprietăţi, faceţi clic pe butonul Eliminare totală, şi datele vor fi şterse din document.
• Pentru a verifica dacă operaţia s-a efectuat, apelaţi la proprietăţile acestor documente cu Butonul Office, elementul Pregătire - Proprietăţi.
Când publicaţi un document pe un portal bazat pe tehnologia Microsoft Office SharePoint, se poate apoi să căutaţi chiar şi metadate. Metadatele devin apoi o caracteristică foarte utilă a documentului. Trebuie să lucraţi cu precauţie la el şi să decideţi atent care date eliminaţi şi care nu.